Vivemos em um mundo intensamente conectado, com inovações tecnológicas surgindo a cada dia, enquanto muitas outras ficam obsoletas e caem no esquecimento. Porém, mesmo diante de tantas transformações, algumas ainda se mantêm firmes, como o e-mail, por exemplo.
Criado em 1971, pelo americano Ray Tomlinson, essa importante ferramenta de comunicação vem resistindo ao tempo e se adaptando muito bem às transformações da atualidade.
No mundo dos negócios, o e-mail é considerado um dos recursos mais eficazes para conversação, tanto interna como externa, com clientes e fornecedores. Além de prático, simples e eficiente, ele ainda se destaca por deixar registrado assuntos e arquivos importantes e oferecer mais credibilidade e confiabilidade às empresas que o utilizam de maneira correta.
Pensando nisso, selecionamos 5 dicas essenciais que você deve seguir para criar e utilizar um bom e-mail empresarial. Continue a leitura!
1. Escolha do endereço
A escolha dos endereços precisa estar relacionada diretamente ao domínio da sua empresa. Ou seja, se o endereço do seu site é suaempresa.com.br, os e-mail devem seguir a mesma linha: [email protected], [email protected], entre outros.
Lembre-se de que isso gera mais confiança e credibilidade aos clientes, além de tornar a comunicação entre empresa e fornecedores padronizada, mais eficiente e profissional.
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2. Simplicidade
Outro conselho para quem vai criar um endereço de e-mail é: simplicidade. Quanto mais fácil, melhor, afinal você nem sempre estará próximo da pessoa a quem desejar informar o endereço para conferir se tudo foi anotado corretamente – inclusive erros como esses costumam ser bastante comuns, o que atrapalha, e muito, o processo de comunicação.
Portanto, seja simples. Se sua empresa conta com um grupo pequenos de funcionários que utilizam o e-mail, crie endereços personalizados apenas com o primeiro nome de cada um, como [email protected] A principal vantagem dessa opção fica por conta da facilidade no entendimento do e-mail, que certamente será curto e fácil de gravar.
3. O que evitar
Algumas coisas também precisam ser evitadas na hora de criar um e-mail como, por exemplo, as sequências numéricas: [email protected] Números só devem ser utilizados no endereço de e-mail se realmente fizerem parte do nome da empresa, já que e-mails com combinações numéricas têm mais facilidade serem filtrados como spam ou tentativa de fraude.
Também é importante evitar palavras com acentuação, símbolos ou caracteres especiais e nome de bairros ou cidades nos endereços de e-mail. Nesses últimos casos, isso transmite uma imagem pouco profissional e, nos primeiros, pode causar problemas dependendo do provedor utilizado.
4. Assinatura
Você já possui um endereço de e-mail e agora deseja utilizá-lo; para isso, crie uma assinatura de e-mail personalizada. Elas servem para inserir dados como nome, contato e endereço no fim da mensagem, para que você não precisa se preocupar com isso ao fim de cada texto.
Se o seu serviço de e-mail não oferece essa opção, na internet, é possível encontrar diversas ferramentas que fazem isso para você, prometendo deixar a assinatura do seu e-mail com um aspecto único, bastando apenas um pouco de pesquisa e paciência.
5. Linguagem
Muitas coisas precisam ser levadas em consideração na hora de redigir um e-mail (vamos falar sobre elas em outros posts aqui no blog), mas a principal delas é a linguagem. Sua mensagem deve sempre se adequar ao público destinado.
Portanto, o modo mais “informal” como você destina um e-mail a um colega de trabalho, não pode ser o mesmo utilizado para prospectar um cliente. É preciso estar atento, conhecer o destinatário ou o cargo ocupado por ele, para escrever uma mensagem eficiente e adequada.
