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Saiba o que é e qual a importância do inventário de TI na sua empresa

Saiba o que é e qual a importância do inventário de TI na sua empresa

Para entender melhor o que é inventário de TI para empresa, vamos entender primeiro o que um ativo de TI. Um ativo é qualquer software, hardware ou informação que a empresa utilize nas suas negociações. O inventário de TI é o gerenciamento feito desses ativos com o objetivo de ajudar a empresa a tomar as melhores decisões no futuro.

Com essas informações organizadas, fica mais fácil, por exemplo, saber o que precisa ou não comprar para expandir a empresa e como otimizar o que ela já possui para gerar novos negócios.

Quer saber mais sobre o assunto e entender por que o inventário de TI é tão essencial para a sua empresa? Então continue com a leitura!

O que é inventário de TI para empresa?

Nos tempos atuais, nos quais a tecnologia é fundamental para qualquer negócio, as empresas precisam contar com diversas ferramentas — hardwares e softwares — que as ajudem a ter mais sucesso e otimizar diversas tarefas, tornando a equipe mais produtiva e as informações mais seguras. E, como já dissemos, essas ferramentas são chamadas de ativos de TI.

O inventário de TI é como uma lista, um índice no qual todos esses ativos estão ali relacionados.

A partir disso, é feito um gerenciamento de inventário de TI. Por meio dele, a empresa fica sabendo quais são cada um dos ativos, em quais setores estão e quem são as pessoas que utilizam. É uma maneira de manter tudo devidamente atualizado e assim você saberá o que precisa, a qualquer momento, sobre todos os ativos de TI da sua empresa.

Por que é necessário fazer o gerenciamento dos ativos de TI?

Você precisa ter o controle da sua empresa e o inventário de TI permite isso, ele deixa esse controle mais eficiente. Os ativos de TI podem mudar constantemente na sua empresa: hardwares podem não ser mais necessários, outros tipos de softwares podem ser instalados ou atualizados e assim por diante. Essas mudanças costumam ser um pouco rápidas, portanto, esse gerenciamento é fundamental para manter o controle.

Ainda que a sua empresa seja pequena e os seus ativos não sejam muitos, eles precisam ser gerenciados e, para isso, um inventário é necessário. Tudo precisa ser gerenciado: computadores, notebooks, modens, impressoras, servidores, roteadores, entre outros além de todos os softwares.

Quais os benefícios que o gerenciamento de ativos de TI pode trazer?

Colaboração mais organizada

Com um inventário, fica mais fácil que funcionários de diferentes departamentos colaborem. Qualquer membro da empresa passa a saber qual software está em qual lugar e é “controlado” por quem. Assim, caso um departamento precise de uma tarefa que só pode ser feita com a ajuda desse software, já sabe onde procurar.

Maior eficiência

Eficiência significa manter a qualidade reduzindo o custo, não só de tempo como também de dinheiro e isso, o gerenciamento de ativos pode fazer.

Se a sua empresa possui uma grande quantidade de ativos, fica praticamente impossível saber quantos são, quem utiliza e onde cada um está sem um inventário e o gerenciamento deste. Quando isso não é feito, há maiores chances de você comprar um novo hardware ou software sem necessidade. Muitas vezes a sua empresa já tem essa ferramenta, mas por não ter o inventário de TI, perde-se o controle.

Antecipação de problemas

Os ativos de TI podem apresentar problemas técnicos com frequência. Por exemplo, um drive que precisa atualizar, um software que está incompatível com o sistema e assim por diante. Esses problemas podem ser antecipados com a ajuda do gerenciamento de inventário de TI.

Por exemplo, fica mais fácil saber quando um software precisa ser atualizado, assim, evita-se maiores problemas quando é preciso fazer uma tarefa e os programas não funcionam. A equipe pode ser obrigada a parar as tarefas, pois dependem desse ajuste.

Melhora a vida útil dos ativos

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Por meio do inventário você identifica a data em que aquele ativo foi adquirido, quantas manutenções foram feitas — corretivas e preventivas — entre outras informações que ajudam a aumentar a vida útil tanto de software quanto de hardwares. É possível saber também se um equipamento está sendo sobrecarregado e assim analisar se a compra de outro pode melhorar a produtividade e prolongar a vida útil do equipamento.

Maior controle de garantia e suporte

Quando compramos um software ou hardware, normalmente, ele possui um determinado tempo de garantia e suporte do fabricante. Ao ter esse tipo de informação sob controle por meio do gerenciamento, fica mais fácil saber qual ativo pode ser consertado ou atualizado sem que a empresa precise mexer no próprio setor financeiro.

Além disso, ficando mais atento sobre esses prazos, a empresa pode entrar em contato com o fabricante e solicitar um pouco mais de tempo de garantia fechando um acordo.

Facilidade em reconhecer softwares maliciosos

Infelizmente, alguns funcionários podem instalar softwares maliciosos na empresa e não precisa ser necessariamente para prejudicá-la. Alguns deles podem até ajudar no próprio serviço, mas é um programa extremamente vulnerável a ataques, deixando uma porta aberta para invasores que querem roubar informações valiosas do banco de dados.

Tendo um inventário em mãos devidamente atualizado, é possível desinstalar o quanto antes esse tipo de software e prevenir ataques.

Controle de uso

Outra vantagem em fazer o inventário de TI é poder controlar o uso do hardware e do software. Por meio do gerenciamento, a empresa pode identificar quem usa o ativo e se essa pessoa está ou não capacitada para isso. Assim, fica mais fácil saber, por exemplo, se os problemas estão sendo gerados pelo hardware ou por quem utiliza a máquina.

Como fazer um inventário de TI?

Fazer um inventário de TI é algo simples. Você pode dividí-lo em 3 categorias: usuários, software e hardware. Vamos falar um pouco sobre cada uma delas.

Hardware

Nessa categoria, você deve listar todos os ativos físicos da empresa que fazem parte da infraestrutura TI não importa em qual setor eles estejam. O hardware é qualquer equipamento que esteja em contato com as pessoas, com a rede ou que gere qualquer tipo de informação.

Software

São os programas utilizados na rotina diária da empresa como serviços de nuvem, licenças, versões e outros. É muito importante esse gerenciamento, pois um software desatualizado pode abrir portas para invasores.

Usuário

São aqueles que utilizado os ativos de TI das empresas, ou seja, são os funcionários que lidam com os hardwares e softwares. Aqui, devem ser registrados não apenas o nome dos usuários, mas a data e a hora de acesso, os sites acessados, entre outras atividades e tarefas que são realizadas diariamente.

Agora que você já sabe o que é inventário de TI para empresa e a sua importância, assine a nossa newsletter para se manter atualizado e cuidar melhor do seu negócio!

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