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Técnicas de organização e otimização de tempo

Técnicas de organização e otimização de tempo

Estamos em uma era pós-moderna em que o grande fluxo de informações recebidas e enviadas sobrecarrega a capacidade do homem contemporâneo de assimilação das mensagens e, a partir daí, pequenas tarefas do dia a dia tornam-se difíceis e o nosso foco de atenção fica extremamente dividido.

Pensando na produtividade e no direcionamento de energia e atenção, vários métodos de produtividade foram desenvolvidos e, para lhe ajudar, separamos três que vão dar um up na sua produtividade! Pomodoro, GTD (Getting Things Done) e a Lei de Pareto.

Técnica de Pomodoro

A técnica de Pomodoro vem se popularizando pelos últimos anos, principalmente na grande demanda que técnicas de organização têm. Em italiano, “pomodoro” significa tomate! Tem esse nome, pois o criador da técnica tinha um relógio de cozinha para medir o tempo de preparo das coisas, e esse era em formato de tomate.

Foi criada no fim dos anos 1980 e baseia-se na ideia de que os fluxos de trabalho, quando divididos em blocos de tempo, podem melhorar e estimular o cérebro e o foco na atividade. Depois de estudos, chegou-se em um período de tempo de 25 minutos como o ideal para os blocos de trabalho.

Como funciona:

#1 Liste todas as suas tarefas pendentes.

#2 Programe o seu cronômetro para 25 minutos.

#3 Escolha uma das tarefas (pode começar pela mais urgente) e desligue-se de tudo ao seu redor, como WhatsApp, Facebook, televisão etc.

#4 Quando acabarem os 25 minutos, dê uma pausa de 5 minutos e faça algo, pode ser mexer no celular, se exercitar ou um pequeno lanche.

#5 Risque a tarefa de sua lista e, se não terminou ela ainda, foque em mais 25 minutos até terminá-la.

#6 A cada quatro blocos de 25 minutos, você faz uma pausa mais longa, de 30 minutos, e depois volta ao trabalho da mesma forma.

Repita isso sempre que precisar, pode ser no trabalho, na faculdade ou na escola.

GTD (Getting Things Done)

Com o grande fluxo de informações e o trabalho acumulado a fazer, uma das técnicas indicadas para conseguir esvaziar a cabeça e pensar é a GTD: vamos mostrar como funciona!

O GTD se baseia em cinco passos para fazer com que as coisas aconteçam:

#1 Capturar: tirar da cabeça todas as tarefas e ideias que tiver e passá-las para algum lugar (caderno, agenda, notebook etc).

#2 Organizar: depois de feita, sua lista precisa estar organizada, tanto para encontrá-la quanto a ordem das coisas.

#3 Refletir: reflita sobre as tarefas e as ideias, quais são mais importantes, quais são mais urgentes, o que é possível fazer em menos tempo e o que leva muito tempo. Manter tudo atualizado e em dia também é importante aqui.

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4# Engajar: aqui é a fase de executar as suas tarefas, porém com controle sobre tudo. Como todas as tarefas foram previamente organizadas, você pode executá-las com a tranquilidade de saber que está fazendo o ideal para aquele momento, sem se preocupar com o que poderia estar fazendo de mais importante. Tudo está sob o seu controle.

Lei de Pareto

Essa técnica se baseia nos princípios do 80/20, algo como 80% de toda a riqueza mundial está nas mãos de 20% da população, 80% dos lucros de uma empresa estão nas mãos de 20% dos clientes. E por mais que esses números possam variar de 85/15 ou 75/25, nada foge muito à regra.

A partir desta constatação, Pareto diz que em suas atividades diárias, 80% do tempo é dedicado para 20% de suas atividades que demandam mais empenho e foco. Dividindo, assim, o tempo e o foco em quintos de tempo.

#1 Liste as coisas mais importantes de seu dia. O que realmente é mais importante demanda mais atenção e exige mais de você.

#2 Quando listadas, dê seu foco e dedicação no início do dia para que essas atividades sejam executadas e separe alguns minutos no fim do dia para revisá-la.

#3 Perceba que essas atividades (20%) tomam grande parte de seu dia útil (80%). Esses 20% de atividade tornarão em 80% de lucro, seja pessoal ou financeiro, para você.

É isso o que a lei de Pareto nos diz sobre a gestão de tempo: dar foco ao que mais se precisa de foco e colher o máximo de produtividade daquilo.

Foco no que importa

Essas são algumas das técnicas para a otimização de tempo e atividades. Ser produtivo não é fazer mais em menos tempo, é fazer benfeito o que se tem para realizar no tempo em que se dispõe para tal. E isso vai desde a vida pessoal até a profissional.

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